El trabajo en oficina se está transformando aceleradamente. Por un lado, tenemos edificios semivacíos con mucha oferta de espacios físicos para oficinas, además tenemos muchas startups y pequeñas compañías compartiendo espacios de co-working y además, tenemos una nueva modalidad de trabajo híbrido que ofrece flexibilidad, productividad, ahorros y eficiencia.
Estos son datos que impactan:
- Anticipando más opciones
73% de los empleados tendrán más posibilidades de elegir dónde y cuándo trabajar
- Anticipando un entorno más compartido
83% asevera que la transformación del lugar de trabajo tiende a un espacio de colaboración más compartido
- Anticipando un mayor uso del espacio flexible
53% creen que la flexibilidad es el modo para planificar la incertidumbre
Datos obtenidos del estudio CBRE, junio y septiembre de 2020 Encuesta Global de Ocupantes
Si lugar a dudas vivimos tiempos definitorios. Curiosamente también son momentos para ordenar la infraestructura de un corporativo y una de las maneras de hacerlo es a través de las plataformas de reserva de salas (Room Scheduling en inglés).
Aquí describimos 10 razones clave para usar una plataforma de reserva de salas de acuerdo con Roomzilla:
- El software de programación de salas está desarrollado para facilitar el proceso de reserva de salas de conferencias o de reuniones en oficinas y, en particular, en lugares de trabajo compartidos.
- El objetivo básico es mantener una base de datos centralizada y accesible para todos los directivos y empresarios de una oficina. Esta base de datos contiene toda la información sobre las salas de conferencias y la tecnología inmersa, los lugares de reunión y las salas disponibles, como el número total de salas disponibles, el estado actual de estas salas (vacías u ocupadas) en un momento dado, las franjas horarias reservadas y disponibles para el uso futuro.
- Existen muchos softwares en el mercado (tanto gratuitos como de pago) que pueden emplear los responsables de la oficina y la administración para asegurarse de que los coordinadores y los participantes en la reunión disponen del espacio necesario y también pueden llevar un control preciso del uso de los activos de la organización. El software de programación de salas introduce una estructura en el lugar de trabajo y garantiza un flujo de trabajo ininterrumpido.
- Se utilizan principalmente para reservar espacios para llevar a cabo reuniones de equipo, scrums, llamadas de clientes, sesiones individuales y discusiones de equipo y, en algunos casos, se utilizan para reservar áreas especialmente designadas.
- Evita choques y acontecimientos desafortunados (que no haya salas de reuniones disponibles o que las reservas dobles se solapen entre sí) manteniendo un calendario de disponibilidad de salas actualizado y en tiempo real
- Ayuda a evitar la falta de disponibilidad de las salas de reuniones en momentos críticos, especialmente en una oficina/lugar de trabajo compartido.
- Garantiza la disponibilidad de las salas en momentos de urgencia y requisitos especiales.
- La mayoría de los programas de programación de salas vienen integrados con calendarios, que ofrecen una visión detallada a los organizadores y a los asistentes a una reunión para gestionar su agenda en consecuencia.
- El uso de calendarios también permite a los organizadores saber cuál es el momento más adecuado para programar la reunión, es decir, cuándo estarán disponibles los participantes.
- Los gestores de las oficinas pueden revisar el uso de los recursos, pueden permitir que sólo los usuarios autorizados reserven salas y mantienen un seguimiento de las reuniones de la oficina, la duración y la información.
Acá van algunos softwares que detalla OWL Labs que puedes usar como corazón de la reserva de salas:
Robin
Robin permite reservar tus salas de reuniones, así como escritorios, estaciones de trabajo y otras áreas. También puede revisar los análisis de su sala de reuniones y el uso del espacio de la oficina. También puede ver cuáles necesitan actualizaciones de equipos o tienen necesidades de mantenimiento. Robin se integra con Slack, Zoom, Google Calendar y otras aplicaciones del lugar de trabajo
Skedda
Skedda es un software basado en la nube que gestiona la reserva de todo tipo de salas en su organización. Un punto clave es su control sobre quién puede ver los espacios abiertos. Como administrador, puedes dar enlaces públicos para que personas ajenas a tu organización puedan ver los espacios. También puedes mantener el control de los que están dentro de tu organización. Facilita que quienes comparten salas de reuniones con otras empresas puedan ver los espacios abiertos a través de las líneas de la empresa. No tendrás que hacer un sistema de calendario separado ni compartir datos sensibles.
Teem
Su aplicación también facilita la reserva desde el teléfono, sin tener que entrar en una página web. Las pantallas de las salas de la tableta pueden montarse fuera de cada espacio para que las reuniones puedan añadirse o eliminarse en persona. Los complementos de calendario facilitan la programación de reuniones en Outlook, Office 365 y Google Calendar.
Teem también ofrece sistemas seguros de gestión de visitantes.
iOffice
Ofrece integraciones de calendarios y plataformas de chat, disponibilidad de salas en tiempo real y análisis de salas de reuniones. Puede reservar salas a través de su página web basada en la nube, tabletas de reserva de salas o su teléfono.
La diferencia entre iOffice y otros es su dispositivo de sensor de movimiento en la sala. La mayoría de los demás programas requieren que el propietario de la sala confirme si se está celebrando una reunión. iOffice utiliza sensores de movimiento en cada sala para determinar si la reunión se está celebrando. Si detecta que la sala está vacía después de un tiempo, la reabre automáticamente.
Office Space
Office Space es el software de programación de salas construido en torno a su plano. Después de subir un modelo del plano de su oficina, puede empezar a reservar sus reuniones. Comprueba las características de la sala, organiza una reunión a través de Slack y ve el estado de la sala a través de su aplicación. Una característica única de Office Space es la integración de los sensores genéricos de la sala.
Joan
Joan es otro software de programación de salas que destaca por su hardware. Puede utilizarse para programar sus reuniones, liberar las salas no utilizadas e integrarse con sus calendarios y proveedores de chat. El punto de venta de Joan se basa en su sistema de tabletas. Se adhieren a la pared o a la puerta de una sala de reuniones y no tienen cables externos, funcionando con una batería interna.
Roomzilla
Roomzilla le ofrece potentes análisis e informes para supervisar numerosas métricas, entre las que se incluyen: datos de uso de las salas de reuniones, datos de reservas por usuario, registros realizados, `no shows’ y mucho más. Notificaciones mediante QR y sonido. Funciona en oficinas abiertas, salas y hotdesk.
Es cierto que estas plataformas de reserva de salas pueden venir en modalidad de software, con soporte en la nube o en la combinación de harware y software (la mayoría de ellas emplean una tableta para ubicar en la puerta de cada sala informando la disponibilidad del espacio).
También hay otras opciones mucho más avanzadas como el caso de Crestron que combina toda la flexibilidad del software, la confiablilidad de hardware con pantallas dedicadas, el uso de sensores o beacons y el soporte en la nube, pero además operan como un entorno integral siendo parte de un sistema de automatización donde se puede tener control de la iluminación, las persianas, el aire acondicionado o los sistemas de audio, video y comunicación y colaboración unificada.
En MULTIMEDIA hacemos integración de tecnologías para corporativos entregando soluciones llave en mano y somos expertos en la evolución del lugar de trabajo. Escríbenos a contacto@multimedia.com.mx o visita www.multimedia.com.mx
Comentarios recientes