Tanto si está actualizando su oficina, como si se traslada o construye un nuevo espacio de oficina, la elección del mobiliario es un paso importante. Influye en el flujo de trabajo y en la forma en que sus empleados interactúan con el espacio. Pero si está pensando en el mobiliario, también es importante empezar a planificar la tecnología del espacio de trabajo.
La tecnología del espacio de trabajo es un pilar de las oficinas. A medida que el mundo está más conectado, la tecnología audiovisual es más importante que nunca. Los empleados realizan videoconferencias con oficinas remotas. Los vendedores muestran anuncios dinámicos en videowalls. La señalización digital muestra a los empleados un cuadro de mando con análisis empresariales en tiempo real. Los ejecutivos quieren hacer presentaciones inalámbricas sin problemas. Todo ello mientras el departamento de TI gestiona el ancho de banda, la seguridad y la preparación para el futuro.
Todo forma parte del entorno que mantiene a las empresas en funcionamiento.
Pero la tecnología audiovisual en el lugar de trabajo sigue siendo una idea tardía en muchos casos. Retrasar las decisiones tecnológicas hasta una fase posterior del proyecto puede suponer costos más elevados, retrasos y sistemas que no están listos cuando el equipo se instala.
He aquí tres razones por las que debería planificar la tecnología de su espacio de trabajo al mismo tiempo que el mobiliario de la oficina.
Evite retroceder en la infraestructura
Si estás empezando a planificar el mobiliario de tu oficina, es probable que también estés en la fase de infraestructura. Es importante consultar a un socio audiovisual antes de iniciar la infraestructura. Su socio audiovisual identificará dónde se necesitará la infraestructura tecnológica clave. No hay nada peor que ralentizar el proceso porque el socio audiovisual no ha tenido la oportunidad de especificar las bajadas de tensión y de red.
Su socio audiovisual proporciona a los equipos de construcción los planos audiovisuales. Esto ayudará a evitar los costos adicionales asociados a la perforación en el hormigón recién vertido o a que los electricistas vuelvan a la obra para realizar tomas de corriente adicionales.
Evite subestimar los plazos de entrega de los equipos audiovisuales
El diseño y la integración de sistemas audiovisuales son complejos. Y aunque nuestro trabajo es facilitarle las cosas, hay mucho que hacer para lograr un diseño y una ejecución de calidad. La gente puede sorprenderse al saber que el proceso es mucho más que comprar un televisor en una gran tienda. La creación de entornos tecnológicos profesionales en el espacio de trabajo requiere profesionales formados y un proceso bien pensado.
El equipo audiovisual realizará una visita a las instalaciones o examinará los planos arquitectónicos para hacerse una idea del espacio. Se tomará tiempo con su equipo para entender cómo pretende utilizar los sistemas tecnológicos. También le preguntarán qué es lo que no ha funcionado con los sistemas anteriores y cómo valora la funcionalidad del sistema.
A continuación, crearán un ámbito de trabajo y un presupuesto. Esto puede llevar unas cuantas iteraciones si hay ambigüedad entre los equipos internos del proyecto. Una vez firmada la propuesta, se ultiman los diseños, comienzan los pedidos y se completan los planos. Luego se pasa a la programación. Un programador audiovisual desarrolla la interfaz de usuario que controla cada elemento del sistema a través del panel táctil. Sólo cuando todo esto está hecho puede comenzar la instalación. Después de la instalación, un comisario se desplazará al lugar para probar los sistemas. Si alguna de sus tecnologías requiere conexión a la red (la mayoría lo hace), necesitarán su red para configurar los sistemas. Lo que nos lleva a la tercera razón por la que hay que planificar los sistemas audiovisuales al mismo tiempo que el mobiliario.
Alinee su presupuesto y sus expectativas
¿Qué lugar ocupa la experiencia audiovisual en las prioridades de su espacio de oficina? Si los sistemas audiovisuales son una idea tardía, es posible que no haya suficiente presupuesto para conseguir el sistema que desea… y que satisfaga las expectativas de la alta dirección.
Si está planificando el mobiliario, también debería obtener un presupuesto aproximado de su socio audiovisual. Esto le permitirá disponer de un presupuesto aproximado basado en el alcance que usted describa. Ofrece una mejor comprensión de la inversión necesaria para hacer realidad su visión tecnológica del espacio de trabajo. La conversación sobre la ROM (Rough Order of Magnitude), también puede sacar a la luz necesidades adicionales, como el enmascaramiento del sonido o los programadores de salas, en las que no había pensado antes.
Si no dispone de un presupuesto adecuado, puede verse obligado a recortar la tecnología de su espacio de trabajo. Esto puede significar tener que conformarse con un sistema con menos funcionalidad de la que necesitan sus empleados o tomar decisiones de compensación, como priorizar entre la facilidad de uso y la flexibilidad del sistema, para alcanzar un umbral de precio más bajo.
Todas estas opciones pueden disminuir la experiencia de sus empleados y la eficacia de la solución dentro de su flujo de trabajo. Además, si no se consulta a su patrocinador interno del proyecto sobre estos cambios, puede haber una frustración continua en torno a por qué el sistema no funciona como ellos pensaban.
Si está empezando a planificar el mobiliario de su nuevo espacio de trabajo, ahora es el momento de empezar a hablar con un socio audiovisual. Pida a los expertos en tecnología del espacio de trabajo que acudan a la mesa desde el principio. Le ayudarán a alinear los calendarios, los plazos y los presupuestos, todos ellos fundamentales para el éxito de su proyecto.
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