Estamos viendo una revalorización de los espacios de oficinas. Por un lado, tenemos empresas que dinámicamente están haciendo los cambios necesarios en su infraestructura, en las modalidades de trabajo y en el layout de sus espacios y por otro lado, vemos que los trabajadores prefieren el modelo híbrido: la combinación de trabajo en casa ciertos días yendo a la oficina otros tantos.
A decir de los trabajadores híbridos, esta modalidad tiene un impacto positivo en su capacidad para ser creativos, resolver problemas y establecer relaciones. Muchas empresas alrededor del mundo están adoptando esta propuesta, pero curiosamente sólo hay una breve disminución en la renta de espacios inmobiliarios, lo que quiere decir que las compañías desean mantener sus despachos, oficinas, salas, aulas y auditorios como signo de estabilidad y de cohesión y como ejemplo de cultura laboral.
Pero, ¿cómo lograr el balance entre la oficina renovada y los trabajadores híbridos?
La solución es integrar los espacios físicos y la tecnología teniendo en cuenta tres conceptos clave: equidad, compromiso y facilidad.
Factibilidad
Primero habrá que decir que muchas empresas no pueden permitirse el formato híbrido, pensemos en fábricas, talleres, o compañías de servicios, todos ellos quedan fuera y tendrán que acoplarse rápidamente a la economía de labor 100% presencial.
En cambio tenemos a muchas oficinas con puestos administrativos, ejecutivos, creativos, contables y hasta operativos donde si es posible ejecutar una modalidad híbrida.
Layout
Es importante que los empleados participen activamente en el diseño de los espacios donde exista la convergencia digital y física. Si este nuevo layout se lo dejamos sólo a las áreas de TI o de facilities, estaremos condenando al fracaso los empeños por tener un espacio de trabajo realmente productivo.
Las reuniones se celebrarán más a menudo en espacios abiertos con límites móviles, y el trabajo de concentración individual se realizará en espacios cerrados, como los pods o pequeños enclaves. Las juntas rápidas en las que se requiere un contenido visible y persistente pueden alojarse en espacios abiertos, definidos por un mobiliario flexible, tecnología de fácil acceso y otros elementos de diseño.
Las videollamadas se producirán en todas partes, por lo que los cerramientos -pantallas, paneles, cabinas- proporcionarán a las personas lugares para concentrarse y mitigar las interrupciones.
Espacios
Estamos viendo en boga la solución conocida como “flex-desking”, en el que los empleados reservan mesas cada mañana que llegan a la oficina. Esto permite a los trabajadores híbridos reservar mesas cuando las necesitan y mantenerlas abiertas para que otros empleados las usen cuando no las necesitan. La reserva flexible de mesas también ayuda a maximizar el uso de recursos en el lugar de trabajo, ya que no se necesita una mesa para cada empleado, sino sólo para los que están en la oficina en un momento determinado.
En empresas grandes también se estan diseñando mapas interactivos que permiten localizar lugares disponibles para trabajar de manera inmediata. El wayfinding permite etiquetar los escritorios, las salas y la tecnología.
Finalmente tenemos que recomedar los sistemas de reserva de salas. Esto contribuye y elimina el caos por salas o espacios con horarios dobleteados o traslapados o peor aún lugares que están libres con tecnología desaprovechada. Hoy la tecnología ya permite hacer reservas de salas a través de un iPhone que vía un calendario como Office 365 o G-Suite hará la programación remota, misma que aparecerá en una pantalla táctil junto a al puerta de determinado salón. O en el caso de juntas express, una señal luminosa podrá advertir a los “buscadores de salas”, algún espacio que en ese momento se encuentre disponible, es fácil notar que la señal en rojo indica ocupado y que la señal en verde indica sala libre.
Hardware
Hoy día se necesitan espacios con la infraestructura necesaria para videoconferencia en todo lugar, desde lugares individuales, hasta grandes salas de juntas, pasando por huddle rooms, aulas o pequeños salones informales, terrazas, lobbys y hasta cafeterías. Algunos espacios requerirán de pizarrones electrónicos, cámaras de video multiángulo con enfoque y tracking automático, sistemas de presentación inalámbrica y dependiendo del tamaño del lugar, micrófonos y bocinas (que bien pueden ser las nuevas barras de sonido empresariales).
El ruido de fondo y otras distracciones pueden desviar la atención de las tareas cuando los empleados remotos intentan llamar, por lo que en algunos lugares se recomiendan soluciones en enmascaramiento de sonido (soundmasking), una especie de ruido blanco de bajo nivel que ayuda a la concentración en la comunicación bidireccional.
MULTIMEDIA es la empresa pionera en integración de tecnologías para espacios corporativos y somos partidarios de la evolución de los espacios de trabajo. Déjanos ser tu asesor en la conformación de la modalidad híbrida. Escríbenos a contacto@multimedia.com.mx o visita www.multimedia.com.mx
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