A medida que una nueva generación de trabajadores colaborativos se convierte en la mayoría demográfica de la fuerza laboral, la cultura de encuentro está evolucionando y ha surgido un nuevo e importante tipo de espacio para reuniones: la sala de reunión exprés o también llamada huddle rooms. La “colaboración” se ha convertido rápidamente en una palabra de moda y en una forma de hacer negocios, lo que ha impulsado la rápida construcción de estos espacios informales de reunión y la necesidad de contar con tecnología de sala de reunión para apoyarlos.
Los planos de piso abierto y los espacios de agrupación están reemplazando los cubos y las salas de conferencias tradicionales a medida que crece la prioridad para espacios más comunales y de colaboración. Si bien siempre habrá necesidad de salas de conferencias y reuniones a puerta cerrada, la tendencia hacia los planes de piso abierto probablemente continuará a medida que las organizaciones cosechan los beneficios de sus reuniones, que se vuelven más eficientes, atractivas y productivas.
Los huddle rooms se definen como pequeñas salas de conferencias equipadas con tecnología de audio, video y sistemas de visualización. Estas salas son a menudo utilizadas por grupos que quieren reunirse para reuniones imprevistas y programadas para colaborar en proyectos.
La mayoría de las empresas o instituciones educativas tienen múltiples huddle rooms, por lo que no es necesario reservar una sala con días o semanas de anticipación. Si surge un evento inesperado del que tiene que hablar todo un equipo, pueden reunirse en la sala de reunión inmediatamente. Además, dado que la mayoría de los huddle rooms están equipadas con tecnología de comunicaciones, los grupos pueden incluso realizar audio o videoconferencias en colegas y socios remotos.
Los huddle rooms permiten crear una reunión más íntima para grupos más pequeños. Esto no sólo hace que cada persona del grupo esté más involucrada en las comunicaciones, sino que mantiene a la gente en la tarea y más atenta.
¿Qué necesita una PyMe para empezar a crear una sala de reunión? Los elementos comunes incluyen:
- Una pantalla, como un monitor LCD o LED o un televisor.
- Una mesa central con conexiones AV y de corriente AC de preferencia ocultas
- Una cámara y un micrófono o alguna combinación de los dos que permita la comunicación con las personas fuera de la habitación.
- Altavoces
- Software de videconferencia en la nube y colaboración remota
Los huddle rooms están diseñados para aprovechar al máximo los dispositivos que los usuarios llevan consigo y, por esta razón, casi todas cuentan con una solución de visualización inalámbrica que proporciona conectividad BYOD para los colaboradores. La capacidad de compartir a la perfección lo que está trabajando desde su dispositivo para que todo el mundo pueda ver y colaborar es fundamental para el caso de uso ad hoc en vivo que está construido para la sala de reunión exprés.
La pantalla inalámbrica que se encuentra en el corazón del huddle room proporciona la plataforma mediante la cual los colaboradores pueden compartir fácilmente el contenido del proyecto y las ideas relacionadas, lo que permite a los equipos pasar menos tiempo peleándose con cables y más tiempo trabajando para llegar a un consenso.
La conectividad BYOD es esencial y se debe elegir las soluciones de visualización inalámbrica con facilidad de uso para los colaboradores nuevos y repetitivos. No debe haber limitaciones en el número de usuarios conectados y/o la cantidad de contenido que se puede compartir
La naturaleza pequeña y colaborativa de las salas de reunión exprés ofrece la plataforma ideal para ubicaciones de videoconferencia. Normalmente con un espacio central de escritorio, estas áreas permiten que grupos de tres o cuatro personas se reúnan, colaboren y con las soluciones adecuadas, se conecten virtualmente con sus compañeros de trabajo o alberguen audio e incluso videoconferencias.
Sería razonable esperar que los huddle rooms utilizaran un enfoque de “llevar su propio dispositivo” (BYOD). Esto, por supuesto, puede ahorrar costos, pero supone una carga para el usuario y podría llevar a su propio conjunto de problemas. Se espera que los empleados traigan sus propias computadoras, un miembro del grupo tendrá que sacrificar su computadora simplemente por la videoconferencia, y la calidad se verá seriamente afectada.
Con los recientes desarrollos en soluciones de videoconferencia, entre las cámaras independientes y los dispositivos de visualización todo en uno, el costo para adoptar el equipo necesario para un huddle room ha caído dramáticamente.
En las salas más pequeñas, no es tan importante buscar la cámara con el zoom más fuerte para ver a todos los que están en el extremo más alejado de la mesa de conferencia. Idealmente, las cámaras desplegadas en estos espacios deberían estar equipadas con cámaras de campo de visión amplio. Los espacios cuadrados generalmente más pequeños, los huddle rooms exigen un campo de visión más amplio para incluir a cada miembro del grupo en la toma. El enfoque BYOD también se resentirá en este aspecto, ya que las cámaras portátiles son de muy baja calidad y están diseñadas para una conversación más personalizada.
Si usted está buscando mantener el costo tan barato como sea posible, y no importa confiar un poco más en un enfoque BYOD, las cámaras independientes han llegado muy lejos de su cámara web USB barata. Por lo general, las opciones independientes incluyen las que se montan directamente en la parte superior de una pantalla, lo que requiere que sólo tenga un monitor y la cámara en la habitación.
Otras ofertas son similares al enfoque de la cámara web, pero son mucho más. Estas potentes cámaras independientes se pueden conectar a una pantalla o, si los trabajadores desean llevar su propio dispositivo, pueden conectarlo a un puerto HDMI disponible. Las cámaras también incluyen generalmente la integración con el software de nube más reciente y el software de videoconferencia, por lo que la configuración es tan simple como enchufar, seleccionar la cámara en su software y hacer la llamada.
La solución más potente que satisface todos los requisitos de un huddle room sería un dispositivo todo en uno. Aunque las ofertas no son tan amplias como otras opciones, estos sistemas todo-en-uno son generalmente un dispositivo autónomo que simplifica aún más la configuración con todo lo que usted querría. En lugar de crear su propio sistema dedicado, los dispositivos todo-en-uno combinan una pantalla, pantalla táctil y cámara integrada con soporte de software. Estos dispositivos incorporan software, hardware y se conectan a un servicio de nube mientras permanecen perfectamente conectados en un solo paquete diseñado para espacios más pequeños. Por supuesto, al ser el producto más inclusivo, el precio también será un poco más alto.
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