¿Cómo elegir una solución de videoconferencia?

Los sistemas de videoconferencia se están volviendo muy accesibles para las PYMEs – aquí están algunas recomendaciones para elegir el más adecuado.

Por Dave Mitchell
Texto original en inglés en http://www.itpro.co.uk/strategy/29414/how-to-choose-a-video-conferencing-solution Dennis Publishing Editorial

La comunicación y la colaboración son cruciales para el éxito en los negocios y la videoconferencia (VC) se está convirtiendo rápidamente en una parte esencial del entorno de trabajo virtual de hoy en día, que evoluciona rápidamente. Junto con el aumento de la productividad y la mejora de los servicios al cliente, la VC puede acelerar los procesos de toma de decisiones y ayudar a que los trabajadores remotos aislados vuelvan a trabajar.
Un enorme ahorro en los costos de viajes de negocios permitirá a las empresas recuperar fácilmente su desembolso inicial en meses. No más viajes por carretera tediosos o costosos vuelos a las instalaciones de los clientes significan que también pueden reducir su huella de carbono.

Hay una amplia gama de aplicaciones web de VC gratuitas o de bajo costo disponibles y los precios de las soluciones de salas de conferencias son lo suficientemente bajos como para hacerlas realidad para las PYMEs. Esto les permite crear un centro central donde pueden celebrar reuniones que reúnan presencias físicas y virtuales, permitiéndoles compartir ideas, datos y presentaciones.

Room Service

Las soluciones de sala VC vienen en todas las formas y tamaños, donde los modelos de menor costo proveen los componentes de video y audio solamente. Algunos productos deben conectarse a un equipo a través de un cable USB donde se conectan con una aplicación de control remoto estándar que se ejecuta en el host, como Skype para empresas o Cisco WebEx.

Eso no quiere decir que sean soluciones para un solo usuario. Lejos de ello, ya que la aplicación es compatible con ella, puede invitar a múltiples usuarios remotos a reuniones virtuales y compartir su sala de conferencias de vídeo y audio con ellos, junto con el contenido y las presentaciones en su host, así como el de ellos.

Debido al tamaño y peso de las cámaras y de las unidades base de los altavoces, la mayoría sólo son adecuados para instalaciones permanentes. Sin embargo, algunos productos conectados a USB están específicamente diseñados para ser portátiles, de modo que usted puede impulsar su discurso de ventas llevándolos con usted y organizando conferencias ad-hoc con clientes potenciales y enlazándolos con el personal de ventas y soporte en la oficina central.

Tal vez quiera que su sala de VC tenga una pantalla HD impresionante. No hay problema, ya que varios productos tienen salidas HDMI, lo que permite que la alimentación de video de la cámara se transmita directamente a un monitor o televisor HD de su elección.

Sube el volumen

El audio es tan importante en una reunión como no queremos que los participantes se esfuercen por escuchar lo que dicen los demás. Las computadoras portátiles y las tabletas con altavoces y micrófonos integrales pueden ser ideales para las reuniones individuales, pero no para una gran sala de reuniones con gente diseminada alrededor de una gran mesa.

Los productos profesionales de sala de VC tienen esta cubierta, ya que sus bases de altavoces incorporan múltiples micrófonos direccionales y altavoces grandes para reforzar el sonido. Y si el volumen es demasiado bajo o demasiado alto, no querrás jugar con tu aplicación para cambiarla, así que elige las que tengan botones táctiles en su superficie para acceder fácilmente a los niveles de volumen y a las opciones para silenciar los micrófonos.

Encontramos que muchos productos tienen un rango de captación de audio de hasta 6 metros, pero incluso eso puede no ser suficiente si está organizando una gran conferencia en una mesa larga. Si esto es motivo de preocupación, elija proveedores que ofrezcan unidades de micrófono/sonido satelital opcionales que se puedan conectar al altavoz principal para ampliar el rango bajo demanda. Otras características que añaden versatilidad son la compatibilidad con Bluetooth y NFC, lo que permite a los usuarios conectar sus teléfonos móviles al altavoz y realizar llamadas manos libres.

El ruido de fondo como el tráfico, los portazos, los pasos en el pasillo o el personal de las oficinas adyacentes también pueden ser un problema, así que busque sistemas que tengan características de reducción de ruido.

Ancho de banda

Las videoconferencias no son tan sensibles a las condiciones de red como la voz sobre IP (VoIP), pero necesitará suficiente ancho de banda para transmitir vídeo HD. Es conveniente hacerlo correctamente, ya que si sus usuarios están descontentos con la calidad, simplemente dejarán de usarlo y volverán a los métodos de comunicación anteriores.

Para una sola secuencia de 1080p a 30 fps, recomendamos alrededor de 1-2Mbits/sec y preferiblemente 4-6Mbits/sec. Para una mayor estabilidad, utilice una conexión de red cableada para el sistema de la sala de conferencias y no la conecte a través de WiFi; puede ser fatal.

Prepárese para estar preparado

VC es una gran ayuda de negocios, pero no se equivoca y puede mostrarle a usted y a su empresa como poco profesional. El mismo mantra para las entrevistas se aplica igualmente a las videoconferencias que usted está organizando: esté preparado.

Llegue temprano y asegúrese de que todo esté conectado, funcionando y accesible – especialmente si se trata de una reunión con un cliente o cliente. Tenga cuidado con la colocación de la cámara y asegúrese de que sólo muestre lo que desea que los participantes vean.

No se siente frente a una ventana iluminada por el sol, ya que la mayoría de las cámaras no pueden soportar los elevados niveles de luz y pueden dejarle en silueta. Incluso elige tu ropa con cuidado, ya que los colores vivos y los estampados de moda son una simple distracción.

Y cuando su sala de VC es un éxito todos querrán utilizarlo, así que asegúrese de implementar un sistema de reservación para evitar choques e interrupciones. Con los precios ahora muy asequibles para las PYMEs, hay algunas grandes soluciones de VC para elegir, así que vea cuál se ajusta mejor a su lugar de trabajo virtual.

Este artículo apareció originalmente en el número 275 de PC Pro