Escrito por Pippa Eleden para Propmodo. Texto original en inglés: https://www.propmodo.com/the-importance-of-collaboration-technology-to-workplace-culture/ Pipa Eleden es directora global de marketing de Avocor.
Según datos de la Global Mobile Workforce Forecast Update, los empleados pasan ahora un 50 por ciento más de tiempo colaborando en reuniones y en el teléfono con sus grupos de trabajo que hace unos años.
Según informa Microsoft, este porcentaje parece que va a aumentar aún más a medida que la Generación Z entre en el lugar de trabajo, ya que los trabajadores de la Generación Z esperarán poder comunicarse de forma instantánea y rápida con equipos de todo el mundo, a través de tecnologías como el chat y el texto, así como de métodos de comunicación más tradicionales.
Existen múltiples beneficios para las empresas que fomentan la colaboración. No menos importante, en el fondo. En primer lugar, se ha demostrado que la colaboración mejora la innovación en las empresas. Un estudio realizado por Nielsen reveló que las ideas colaborativas mejoraron el rendimiento de los nuevos productos desarrollados por las empresas de la industria de bienes de consumo envasados.
No sólo eso, sino que investigaciones posteriores han sugerido que la cultura de colaboración puede reducir la pérdida de personal. El 52 por ciento de los trabajadores encuestados por Gusto dijo que sería más probable que se quedaran en una empresa si trabajaban como parte de una comunidad hacia una misión común.
La investigación de la Universidad de Stanford, por su parte, sugiere que incluso la mera percepción de trabajar en colaboración en una tarea puede mejorar el rendimiento de quienes la llevan a cabo. Lejos del laboratorio de estadísticas y hacia el mundo real, Richard Branson cree que la colaboración ha sido una de las claves del éxito de su negocio con Virgin.
Tampoco son sólo las empresas las que se benefician de una cultura de trabajo colaborativo. Las investigaciones han demostrado que los propios empleados también se benefician de ello. Un estudio de WeWork encontró que una cultura de colaboración en el lugar de trabajo hace felices a los trabajadores. De hecho, los trabajadores más satisfechos afirmaron que colaboraban con cinco o más personas cada día.
Harvard Business Review, por su parte, ha sugerido que los trabajadores que forman parte de una cultura basada en valores -por ejemplo, una empresa que se centra en la colaboración- son más saludables que los trabajadores de diferentes culturas laborales.
Hoy en día, la base de la cultura de la colaboración es la tecnología. Anthony E. Byrne, CEO de Product2Market, admitió recientemente a la revista Entrepreneur que la cultura de colaboración que tanto había trabajado para inculcar mientras su empresa era una empresa de nueva creación fue casi destruida al no conseguir que la tecnología de colaboración se estableciera correctamente a medida que la empresa crecía.
Además, los analistas de negocio exponen una serie de razones por las que algunas empresas no logran desarrollar una cultura de colaboración eficaz. Estas razones incluyen la falta de confianza, el hecho de que no se reconozcan los logros personales, la falta de claridad, la falta de visibilidad y la mala comunicación. Todos ellos, y los tres últimos en particular, pueden superarse si se pone en marcha la tecnología adecuada.
En 2019, hay cuatro líneas principales de tecnología que son esenciales para desarrollar una cultura exitosa de colaboración en el lugar de trabajo. Lo primero que hay que tener es una charla en equipo. Cuando los colegas trabajan en colaboración, el progreso de las tareas puede verse seriamente ralentizado por una sola persona que no responde a una consulta o punto de decisión con la suficiente rapidez. Con estudios que muestran que la edad promedio de 35 a 50 años toma 24 minutos para responder a un correo electrónico, los correos electrónicos no son la manera más productiva para que los equipos se comuniquen.
Así que aquí es donde entran en juego las aplicaciones de chat en equipo. Servicios como Slack, Rocket.chat y Flowdock permiten a los miembros del equipo colaborar instantáneamente y en tiempo real. El propio Analytics by Slack sugirió que el uso de una aplicación de chat en equipo puede reducir el uso de correos electrónicos dentro de una empresa en un 48,8 por ciento. La misma investigación sugirió que el uso de una aplicación de chat puede mejorar la transparencia en la cultura del lugar de trabajo en un 80 por ciento.
El segundo elemento esencial del kit que apoya una cultura de colaboración en el lugar de trabajo son las pantallas interactivas, que pueden considerarse como la próxima generación de pizarras blancas. Con tecnología interactiva, estas pantallas pueden configurarse para que cualquier persona dentro de una empresa pueda acercarse a ellas, acceder a cualquier documento de la empresa que pueda necesitar, desde el correo electrónico hasta las hojas de cálculo, y anotar y manipular estos documentos delante de los miembros del equipo o con la ayuda de los mismos, con el fin de tomar decisiones rápidas y en colaboración.
La mensajería de video es la tercera pieza esencial de la tecnología de colaboración. Hoy día, plataformas como Zoom permiten que hasta 100 personas participen en una llamada en cualquier momento, desde cualquier lugar del mundo. En mayo de 2019, RBS dijo que había ahorrado cantidades significativas de dinero en gastos de viaje de los trabajadores al instalar Skype en su empresa. No sólo eso, sino que un portavoz de RBS dijo que la tecnología de video chat estaba haciendo que la gente “colaborara con gente con la que nunca antes habían colaborado”.
Hay un papel secundario que las aplicaciones de mensajería de video también pueden desempeñar en la cultura del lugar de trabajo. Además de utilizar el chat de video para reunir a los trabajadores remotos y a los que trabajan en oficinas para tomar decisiones y generar ideas de forma rápida y colaborativa, algunas empresas están utilizando productos de mensajería de video para ayudar a los trabajadores remotos a combatir la soledad y a conectarse con sus compañeros de trabajo.
El siguiente paso en el arsenal tecnológico de colaboración esencial son las herramientas de gestión de proyectos digitales. Herramientas como Trello, Jira y Wrike son el antídoto contra la falta de visibilidad y claridad que puede ser la sentencia de muerte para la cultura de la colaboración, como se mencionó anteriormente. Con este tipo de herramientas, los equipos pueden saber quién está trabajando en qué tarea en cada segundo del día. Cada elemento de una tarea se puede contabilizar y los plazos se pueden mostrar claramente en todas las tareas para que todos en el equipo puedan estar en la misma página en todo momento.
En resumen, no cabe duda de que la colaboración se está convirtiendo en una parte cada vez más beneficiosa de la cultura del lugar de trabajo. Los estudios han demostrado que puede desempeñar un papel crucial en la innovación, la disminución de la rotación de empleados y el éxito a largo plazo en general. Investigaciones posteriores demuestran que puede beneficiar a los propios empleados, desde su felicidad hasta su salud.
Sin embargo, la colaboración en el lugar de trabajo a veces puede fracasar y, a menudo, estos fracasos se deben a deficiencias técnicas. La buena noticia es que sólo se necesitan cuatro piezas de tecnología de colaboración para crear una cultura en el lugar de trabajo que sea adecuada para el futuro. Las empresas que implementan plataformas de chat en equipo, pantallas interactivas, servicios de videoconferencia y herramientas digitales de gestión de proyectos deben prepararse para tener éxito cuando se trata de la colaboración en el lugar de trabajo.
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