Las pequeñas salas de reunión van tomando fuerza en el ámbito empresarial. Y es que la dinámica de los puesta de trabajo ha cambiado. Hoy existen muchos ejecutivos que desempeñan sus labores sin depender de un espacio físico fijo. Los negocios se hacen al otro lado de la oficina, en otra ciudad o en un país lejano. La gente trabaja en su casa, en el hotel, en el café; el lugar y la distancia ahora ya no son factores que limiten la productividad.
Según la empresa de investigación Frost & Sullivan, hay más de 32 millones de salas de reunión desplegadas en todo el mundo. Para 2022, la firma proyecta que el 70 por ciento de todas las reuniones de videoconferencia se llevarán a cabo en una sala de reunión. Con los profesionales de negocios adoptando el concepto de la reunión ad hoc, los gerentes de tecnología deben continuar explorando cómo desplegar y actualizar estas instalaciones para obtener una adopción y un retorno de la inversión óptimos.
Los huddle rooms son pequeñas salas de juntas que están disponibles para grupos de 3-5 personas que requieren reunirse con prontitud y sin demora. Es así como cuando surgen opiniones creativas, vicisitudes o lluvia de ideas allí estará una mesa, unas cómodas sillas y un sistema audiovisual y de comunicación unificada para hablar y para ver a cualquier miembro del equipo. Lo normal es que tengan conexión a red Ethernet, Wifi, audio y videoconferencia, pizarrón electrónico; hay empresas que ponen sofás y sillones y mesitas quitapon.
Más allá de la infraestructura, los expertos sugieren algunas mejores prácticas para realmente darle el uso adecuado y aprovechar estas salas ad-hoc. He aquí algunas de ellas:
Información
Matt Boyer, Director de Tecnología, Vistacom
Una de las mejores maneras de lograrlo es obtener información sobre cuándo y cómo se utilizan los espacios, y por quién. Matt Boyer, director de tecnología de Vistacom, una empresa de diseño e integración AV con sede en Allentown, PA, señaló que la funcionalidad de análisis y programación de salas no sólo ayuda a los usuarios a localizar el espacio de
reunión disponible, sino que también proporciona a los directores de tecnología información valiosa que puede influir en las futuras decisiones de compra. “Los usuarios pueden tener acceso a esas salas de forma ad hoc al tener algún tipo de panel de programación fuera de la sala, donde pueden encontrar una sala disponible, ver cuánto tiempo va a estar disponible y luego reservarla en el mismo lugar”, dijo. “[Esta funcionalidad permite] a los gerentes de tecnología saber con qué frecuencia se reservan las habitaciones y qué habitaciones se reservan en un área en particular.” Añadió que las capacidades de programación se han extendido al hot-desking: “[Ayudan] a la gente que viene del campo a buscar y reservar un escritorio cuando entran en la oficina”.
La analítica de salas puede proporcionar información sobre cuándo y cómo se están utilizando los espacios, información crucial para entender cómo actualizarlos en el futuro.
Audio
¿Quieres que una reunión remota fracase? Instala sistemas de audio precario. La gente puede soportar que se “vaya” el video, pero sin sonido claro, las juntas no funcionan y se vuelven fustanes. Es preciso invertir un gran capital en audio, sea en altavoces locales o en dispositivos USB, o en sistemas all-in-one que privilegien la fidelidad e inteligibilidad.
Estandarización
La normalización también debería ser una prioridad absoluta, habida cuenta de que muchas organizaciones despliegan decenas o cientos de estas instalaciones. Mientras que ciertos espacios de apiñamiento pueden ser un poco más sofisticados cuanto más razonablemente idénticos sean, más fácil será utilizarlos y administrarlos. La repetición de los espacios los hace más amigables para el usuario y con mejor soporte por el departamento de TI.
Diseño
Cuando exista la posibilidad financiera, hay que darles una personalidad a estos huddle rooms. Que sean cómodos, bonitos y funcionales, que tengan texturas y colores acorde al edificio, que tengan acceso a luz solar, que haya flujo de aire acondicionado, que hagan sentir a los trabajadores en un ambiente creativo.
Recuerda que un huddle room bien planeado y ejecutado ofrece resultados al corto plazo; la productividad se vera beneficiada. Si necesitas huddle rooms con tecnología de vanguardia y sin obsolescencia programada, búscanos, como Multimedia, la mejor opción en integración de sistemas AV en México. 30 años nos avalan. www.multimedia.com.mx
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