Para las grandes corporaciones las salas de junta resultan indispensables en su operación diario. Muchas empresas han incorporado la tecnología audiovisual necesaria para tener reuniones productivas donde ya no existen limites para la visualización de conceptos o para que ejecutivos, asociados y clientes compartan documentos, hojas de cálculo, fotografías y más. Ahora basta un smartphone, una tablet o una laptop y de manera inalámbrica es posible ejecutar esas acciones.
Más aún los salones de reuniones presenciales sirven como en enlace para hacer videoconferencias con empleados que se encuentren en viajes de negocios o convenciones del otro lado del planeta.
¿Quién podría objetar los beneficios de las salas de juntas?
Pero, ¿Qué sucede en los corporativos que tienen 10, 20 o 50 espacios designados para reuniones? En principio hay dos grandes retos a enfrentar por el director de tecnología, el gerente de IT o el supervisor de mantenimiento: ¿cómo usar de manera eficiente TODAS las salas y cómo obtener beneficios tangibles para la organización?
La manera convencional para apartar una sala es establecer un calendario “manual” con la recepcionista o el jefe de piso, mandarle un correo o un memorándum pidiendo una sala en determinado horario. O tomar la sala vacía que “parezca” disponible. Ambas situaciones son generadoras de conflicto, porque la comunicación puede fallar: “el email no llegó”, “la sala ya estaba apartada y a la secretaria se le olvido asignarla”, “en ese salón no sirve el proyector” y largos enunciados que pasan por pretextos.
Y los conflictos no sólo causan molestia a los involucrados, sino que generan perdidas económicas a la empresa.
¿Cómo solucionarlo?
Hoy día existen sistemas inteligentes que permiten la reservación de las salas de manera remota; Equipos como Evoko Room Manager o Crestron® Room Scheduling Touch Screens permiten que los ejecutivos y directivos puedan apartar una sala desde la comodidad de su escritorio o desde su smartphone no importando que se encuentren a miles de kilómetros de distancia. Estos sistemas están enlazados a servicios de correo y calendario corporativo como Google Apps (Google Suite), Microsoft Exchange, IBM Notes y más. La configuración es muy fácil y la puede realizar cualquier personal calificado del departamento IT. Estos componentes no interfieren con la seguridad de la red.
Para los usuarios no hay curva de aprendizaje porque basta “llamar a junta” desde su calendario de Outlook o Google Calendar o desde una web app, desde allí se reserva la sala y el horario y se envían las notificaciones a los involucrados. Nadie más puede interferir con un espacio reservado por el sistema.
La interfaz gráfica es una pantalla táctil que se ubica a la entrada de cada sala y desde esa interfaz, todos los empleados, directivos o clientes sabrán el estatus del lugar; la pantalla tiene un marco luminoso que va del verde -disponible- al rojo -ocupado.
Pero si algún equipo de ventas, marketing o dirección necesita una sala de manera espontánea, basta caminar y encontrar aquella que tenga la luz verde y directamente desde la pantalla táctil puede hacer la reservación sin necesidad de laptop o smartphone. Más fácil, imposible.
Estos sistemas inteligentes para la reservación de salas también entregan estadísticas al departamento de IT: ¿Cuántas y cuáles son las salas más ocupadas? ¿qué equipo audiovisual se usa y cuál no? ¿dónde hay algún componente electrónico que impide el curso de una reunión? Toda esta información se puede exportar directamente a MS Excel para su adecuada interpretación.
Estas tecnologías permiten optimizar los tiempos y los usos de las salas de juntas o de los Huddle Rooms, ofreciendo claridad a los usuarios y extrema facilidad para la gente de operaciones. Con ello se incrementa la productividad y se dice adiós a los conflictos.
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