Hasta hace algunos años, las salas de reuniones tenían en cuenta a los asistentes presenciales y es que a los muy pocos trabajadores remotos, poco se les tenía en cuenta, si acaso una llamada telefónica tripartita para darles el resumen de los acuerdos.
En aquellos ayeres, la tecnología tenía que cumplir exclusivamente satisfaciendo a ejecutivos, directivos, empleados y clientes que se sentaban en una mesa que se complementaba con un pizarrón blanco, un proyector o algún monitor y conexiones con cables HDMI o VGA con llegada al centro de la mesa para conectar laptops, y en el mejor de los casos y cuando el tamaño de la sala lo justificaba, se agregaba algún micrófono, unos altavoces bien colocados, un dimmer para la iluminación y un control remoto para el aire acondicionado. Pare de contar. Tal vez las apariencias lujosos nos harían pensar en modernidad, lo cierto es que la infraestructura resultaba apenas suficiente.
Hoy día los requerimientos han cambiado. Las empresas y los trabajadores están adoptando esquemas híbridos de trabajo, que en primera instancia entregan flexibilidad y un aumento notorio en la productividad, además de una mejor calidad de vida en los empleados pues se están eliminando tiempos muertos en traslados y con ello ahorros económicos significativos en traslados, energía eléctrica y huella de carbono.
Estos esquemas híbridos donde los trabajadores trabajan en oficica, despacho o taller de la compañía solo algunos días (u horas) de la semana, mientras que el resto del tiempo de la semana ejecutan WFH (trabajo desde casa). Esto ha cambiado incluso el layout de los lugares de trabajo que están dejando atrás los cubículos y las oficinas cerradas (o privadas) para dar lugar a oficinas abiertas con muchos hot desk (escritorios de uso múltiple para varias personas durante un día). Mientras que van en aumento las salas de juntas de diversos tamaños, desde los phone boots para una persona hasta aulas y auditorios con la mejor tecnología para comunicación remota y streaming.
¿Qué ha cambiado? Bueno en principio, los hábitos y los procesos administrativos para aceptar que también desde el hogar se pueden ejecutar muchos trabajos con calidad y con la productividad esperada y luego, los lugares de trabajo y por consecuencia la tecnología que hay dentro de los mismos.
Estas salas han evolucionado considerablemente con los cambios tecnológicos, y con ello, los equipos audiovisuales (AV) pueden ahora ofrecer una experiencia más rica a los asistentes presenciales y virtuales.
El modelo de trabajo distribuido de hoy en día significa que los equipos audiovisuales deben ofrecer una experiencia de reunión que parezca una reunión en persona. No sólo los trabajadores remotos deben sentirse parte del equipo, sino que las actividades dentro de la sala de reuniones híbrida deben ser accesibles para los participantes remotos.
En lo general una sala híbrida requiere:
- Cámara frontal de lente amplio o gran angular con autotracking
- Sistema de microfonía con autotracking (el micrófono puede ser de techo, de pared o de sobremesa)
- Procesamiento de audio con cancelación de ruido y con tecnología IA para reconocimiento de voz
- Plataforma de videoconferencia de alto desempeño como Teams o Zoom
- Programa de captura de audio para transcripciones
- Altavoces discretos para escuchar el sonido de los participantes remotos
- Plataforma para presentaciones inalámbricas que se visualicen en grandes displays
- En ciertos casos, infraestructura de streaming dedicado (grandes corporativos con juntas globales y con invitados externos)
Con el trabajo híbrido, es más probable que los participantes no estén en la sala de reuniones. Para que este nuevo modelo de trabajo sea eficaz, necesitan una experiencia remota mejor que la que han tenido en el pasado.
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